Работни срещи са ужасни. Ето как да ги направим по-добре.

Когато се опитваме да разберем защо срещите са толкова сурови, това може да помогне да се използва аналогията с бързо изчерпващия се риболов. Рибарът всъщност няма никакъв стимул да спре риболова, а страните не могат съвсем да се съгласят кой трябва да бъде отговорен за това коя риба попада под тяхната юрисдикция. И така, никой не прави много, за да подобри ситуацията, по всяка вероятност ограбва бъдещите поколения от възможността да дъвче на пикантните риба тон и рибата меч, която се радваме в такова голямо изобилие.

Културата около срещите на работното място страда от подобен проблем. Докато повечето срещи имат де-факто лидер, някой, който управлява шоуто, никога не е работа на този човек да „разбере как да провежда добри срещи. Хората също са приели сегашното състояние на нещата като неизбежни: знаем, че срещите са смути, винаги изсмуквах, така че защо да губим време да се опитваме да ги направим по-добри? В резултат на това те продължават да попълват нашите графици в някаква трагедия на работното място на общините.

„Това е заслужаващо се доверие среда“, казва Джоузеф Алън, професор по индустриална и организационна психология в Университета на Небраска в Омаха. Inverse. „Ние знаем, че трябва да ги имаме, но ние не поставяме много енергия зад тях. И ако всички на срещата не положат усилия да го направят по-добро, тогава няма да се промени… и е странно, когато някой се опитва да ги направи по-добри. ”

Тъй като способността ни да общуваме помежду си, се е подобрила през годините, в ироничен план, времето, което прекарваме в срещи, всъщност се е увеличило. Сега служителите прекарват средно по 23 часа седмично в срещи, което е по-малко от 10 в 60-те години. Седемдесет и един процента от висшите ръководители, анкетирани в едно скорошно проучване, цитирано от Harvard Business Review каза, че намират срещите неефективни и непродуктивни. Почти толкова много споменати срещи им попречиха да свършат работата си. Алън, който заедно с някои колеги от университета Клемсън наскоро завърши цялостен преглед на близо 200 научни статии за срещи, казва, че това е твърде много часове. Техните констатации бяха публикувани наскоро в списанието Текущи насоки в психологическата наука.

Фактът, че срещите често са дразнещи или ненужни, не означава, че те са несъществени.

„Трябва да накараме хората с различна информация за проблема да се съберат и да намерят иновативно и надяващо се решение“, казва Алън. обратен, „Срещите ни позволяват да си сътрудничим, да ни помогне да получим необходимите ресурси за даден проект, да вземем решения. Те наистина са наистина важни. Но трябва да сме много внимателни относно прекомерното използване."

Друг проблем със събранията е, че въпреки колко са разочароващи и от съществено значение, те всъщност не са толкова добре проучени. За неговия преглед по темата, Алън и неговият екип разгледа всеки от 2006 г., малко по-малко от 200. Това може да изглежда много, но когато прецените, че повече от 1000 документа са публикувани по темата за лидерството, миналата година и вие започвате да осъзнавате, че всъщност не знаем толкова много за това как да провеждаме добра среща, както би трябвало.

За щастие, 200-те проучвания, които Алън и екипът му проучиха Направих предлагат някои насоки за това как можем да направим срещите малко по-добри.

Приемете поканата за учтивост

Алън казва, че проучванията показват, че трябва да използваме по-пълноценно покана за учтивост. Един от най-големите проблеми със срещите всъщност се носи от добрите намерения; ние сме склонни да поканим твърде много хора, които не трябва да са там. Невнимателните, отегчени участници се срещат с отрова, но в същото време също не искате да изключите някой, който би могъл да има по-нюансирана или изненадваща причина да иска да бъде в стаята. За да разреши този проблем, Алън предлага да приеме любезното покана: покани, където много ясно изрично признаваш, че ги каниш само като учтивост и че вероятно може да го пропуснеш. Хората обичат да прескачат срещи.

Убийте отчета за състоянието

Има цял жанр от срещи, които са невероятно често срещани и не служат на определена цел, казва Алън: „Кръглата игра“, „Ето какво е до всички“, доклад за състоянието, където хората обикалят в кръг и обясняват какво са или споделят напредък по даден проект. Този вид информация трябва да бъде споделяна по електронен път, а свикването на всички да се изразява в думи е загуба на време. Както Алън каза накратко: „Освен ако не е свързано с проект, ние не се нуждаем от тази среща.“

Оплаквания, но не и шеги

След като срещата е в ход, констатациите на Алън показват, че всъщност е много важно да се създаде пространство за хумор. Смяхът помага на хората да влязат в разговора, който насърчава участието (което в края на краищата е основната цел на срещата на първо място.) От друга страна, Алън казва, че има голяма опасност да се оплакват, което може да изглежда доста безвреден („Знаете ли виждам днес? ”), но може да насърчи чувството на откъсване и безнадеждност.

Не бъдете късни

Докато срещите, където никой не говори, или където един човек доминира в разговора, очевидно е проблематичен, Алън казва, че изследването показва, че най-коварният проблем със срещите е закъснение. Докато "да е навреме" изглежда като доста очевиден протокол, степен на което един човек, който е само шест минути закъснение за среща, може да провали цялото нещо всъщност е доста шокиращо. Едно от проучванията на Алън и неговия екип, например, се опитаха да открият различия в културните нагласи около закъснението в Китай, Чили, Италия, САЩ, Германия и Холандия. Това са доста различни култури на работното място, с различни ценности около работата, така че екипът на Алън очакваше да намери културни различия по отношение на важността на точността. Те изобщо не бяха.

„Има някаква драматична последователност в разочарованието, че се появяват късно на срещи“, казва Алън. „Може би си мислите, че културата на страната, техният домашен живот, кои са те като човек, ще повлияят на тяхната оценка на опита от срещата, но това, което открихме е, че наред с глобализацията на икономиката, имаше и глобализация на този вид среда за офис пространство."

В тези разделни, поляризирани времена, едно от малкото неща, които ние всичко общото е, че искаме хората да уважават нашето време. И когато закъснеете, хората просто не седят там и се задушават там, където биха предпочели; те също така развиват лоши чувства не само за тази среща, но и за всички срещи които идват в бъдеще. С други думи, когато закъсняваш за среща, не само съсипваш срещата за хората там, но и помагаш да съсипеш самото им схващане за срещи. Което ми напомня, че би трябвало да джет.

Това беше адаптирана версия на нашето стратегия бюлетин, седмичен поглед на най-подходящите финансови, кариерни и начин на живот съвети, които ще трябва да живеят най-добрия си живот. Аз съм Джеймс Деннин, редактор на иновациите в обратен, Ако имате въпроси за пари или кариера, на които бихте искали да получите отговор тук, пишете ми на [email protected] - и прехвърлете Стратегията с тази връзка!